Saltar os Menus

Aquisições/Incorporações

A incorporação de documentos em arquivos públicos, ou seja, “a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar”, é regulamentada por um conjunto de normativos, nomeadamente:

O Decreto_Lei_149_83, de 5 de Abril – define o Regime Jurídico dos Arquivos Distritais, incluindo a questão das incorporações, em especial no seu artigo 3.º (Documentação a incorporar).

O Decreto_Lei_47_04, de 3 de Março – define o Regime Geral das Incorporações da documentação de valor permanente nos arquivos públicos, nomeadamente o artigo 4.º (Arquivos distritais e equiparados), artigo 6.º (Prazos para as incorporações), Artigo 8.º (Requisitos a observar nas incorporações), artigo 9.º (Encargos) e artigo 10.º (Acessibilidade).

O Artigo 34.º do Código do Notariado (Transferência de livros e documentos para outros arquivos) que a seguir se transfere:

  1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.
  2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.
  3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.
  4. O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.

Sugere-se também a consulta do Instituto dos Registos e Notariado (IRN), nomeadamente, dos despachos:

http://www.irn.mj.pt/sections/irn/area-notarial/docs-comuns/despacho-transferencia1404/

http://www.irn.mj.pt/sections/irn/area-notarial/docs-comuns/despacho-transferencia/

No caso concreto da documentação proveniente dos Tribunais Judiciais é fundamental a consulta do site da DGAJ, nomeadamente:

http://www.dgaj.mj.pt/sections/files/circulares/2005/oficio-circular-n-36/

http://www.dgaj.mj.pt/sections/tribunais/arquivos-dos-tribunais/Incorporacao-arquivo-Distrital/

Antes de iniciar qualquer processo de incorporação, é recomendável a leitura dos Procedimentos_Incorporacoes

Os formulários a utilizar são: Auto-Entrega e Guia-de-Remessa

Última Actualização: 1 de Fevereiro de 2016