Aquisições/Incorporações
A incorporação de documentos em arquivos públicos, ou seja, “a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar”, é regulamentada por um conjunto de normativos, nomeadamente:
O Decreto_Lei_149_83, de 5 de Abril – define o Regime Jurídico dos Arquivos Distritais, incluindo a questão das incorporações, em especial no seu artigo 3.º (Documentação a incorporar).
O Decreto_Lei_47_04, de 3 de Março – define o Regime Geral das Incorporações da documentação de valor permanente nos arquivos públicos, nomeadamente o artigo 4.º (Arquivos distritais e equiparados), artigo 6.º (Prazos para as incorporações), Artigo 8.º (Requisitos a observar nas incorporações), artigo 9.º (Encargos) e artigo 10.º (Acessibilidade).
O Artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 324/2007, de 28 de setembro, prevê a transferência de livros das conservatórias do Registo Civil nos seguintes termos:
1 – Os livros cujos registos tenham sido objeto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais.
2 – O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenha decorrido, à data do último assento:
a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;
b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamento;
c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.
3 – O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos nele referidos.
O Artigo 34.º do Código do Notariado (Transferência de livros e documentos para outros arquivos), por sua vez, prevê o seguinte:
- Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.
- Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.
- A transferência é feita de cinco em cinco anos.
- O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.
O Artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março, relativamente a prazos para as incorporações dos arquivos judiciais, define que “é fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos (…) sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias”. Assim, o prazo da incorporação da documentação de cada série está dependente do respetivo prazo de conservação administrativa previsto na Portaria de gestão de documentos, findo o qual deverá dar entrada no Arquivo Distrital.
Sugere-se também a consulta do Instituto dos Registos e Notariado (IRN), nomeadamente, dos despachos:
http://www.irn.mj.pt/sections/irn/area-notarial/docs-comuns/despacho-transferencia1404/
http://www.irn.mj.pt/sections/irn/area-notarial/docs-comuns/despacho-transferencia/
No caso concreto da documentação proveniente dos Tribunais Judiciais é fundamental a consulta do site da DGAJ, nomeadamente:
http://www.dgaj.mj.pt/sections/files/arquivo-dos-tribunais/arquivos-judiciais/
http://www.dgaj.mj.pt/sections/files/circulares/2005/oficio-circular-n-36/
http://www.dgaj.mj.pt/sections/tribunais/arquivos-dos-tribunais/Incorporacao-arquivo-Distrital/
Antes de iniciar qualquer processo de incorporação, é recomendável a leitura dos Procedimentos_Incorporacoes
Os formulários a utilizar são: Auto de Entrega e Guia de Remessa.
