8 de Março de 2024
FAQs – Dúvidas de classificação – Portarias de gestão de documentos derivadas da Lista Consolidada
- Onde classificar os pedidos de adesão à tarifa social?
Os pedidos de adesão à tarifa social (de água, de energia elétrica, de gás natural) que constituírem uma simples alteração do contrato devem ser classificados no respetivo processo, isto é, em 300.10.002 – Contratação de fornecimento de serviços públicos essenciais.
Se os pedidos de adesão à tarifa social fizerem parte de um processo de apoio pecuniário para pessoas e famílias mais carenciadas deve classificar em 650.10.103 – Concessão de subsídios de precariedade económica.
- Onde colocar as Atas da Junta de Freguesia?
No PN 150.10.701 – Reunião de órgãos executivos. Este PN tem mesmo uma Nota de Aplicação: “Reuniões de Junta de Freguesia”. Este PN tem dois quartos níveis e as atas devem ser classificadas 150.10.701.02 – Reunião de órgãos executivos: realização.
- Onde colocar as Atas da Assembleia de Freguesia?
No PN 150.10.700 – Reunião de órgãos deliberativos. Este PN tem mesmo uma Nota de Aplicação: “Reuniões de Assembleia de Freguesia”. Este PN tem dois quartos níveis e as atas devem ser classificadas 150.10.701.02 – Reunião de órgãos deliberativos: realização.
- Onde colocar a cobrança de receitas?
A cobrança de receitas entra em 350.30.001 – Cobrança de receitas e pagamento de despesas. Este PN tem um Exemplo de Nota de Aplicação “Pagamentos e recebimentos”. Já o registo desta mesma receita é em 350.10.600 – Lançamento de receitas e de despesas.
- Onde colocar o pagamento de despesas?
O pagamento de despesas entra em 350.30.001 – Cobrança de receitas e pagamento de despesas. Este PN tem um Exemplo de Nota de Aplicação “Pagamentos e recebimentos”. Já o registo desta mesma despesa entra em 350.10.600 – Lançamento de receitas e de despesas.
- Onde colocar os protocolos e acordos?
Os protocolos/acordos/contratos são coleções que estavam previstas nas séries das antigas portarias de gestão de documentação, entretanto revogadas. Não correspondem ao modelo de classificação e avaliação da portaria n.º 112/2023.
Assim, os protocolos e acordos entram nos respetivos processos.
Se for um acordo ou protocolo com uma entidade nacional deve classificar em 150.10.500: Elaboração de instrumentos de cooperação interinstitucional
Se for um acordo ou protocolo com entidades estrangeiras deve classificar em 200.10.800 – Celebração de acordos e outros atos internacionais
A materialização dos protocolos – formação, apoio social, ensino… – deve ser classificada nos respetivos processos.
Os acordos relativos à prestação de serviços, ainda que intitulados acordo de colaboração ou protocolo de colaboração, devem ser considerados em 300.10.005 – Transação e transmissão de bens móveis não culturais e contratação de serviços
- Onde colocar os contratos?
Os protocolos/acordos/contratos são coleções que estavam previstas nas séries das antigas portarias de gestão de documentação, entretanto revogadas. Não correspondem ao modelo de classificação e avaliação da portaria n.º 112/2023.
Assim, os contratos entram nos respetivos processos.
Exemplos:
Se for um contrato para a constituição de relação jurídica de emprego deve classificar em 250.10.600 – Contratação de trabalhadores
Se for um contrato relativo a uma empreitada de obras públicas deve classificar em 300.10.001 – Contratação de empreitadas de obras públicas de natureza não crítica
Se for um contrato relativo à prestação de serviços públicos essenciais (água, energia elétrica, gás natural, comunicações eletrónicas) deve classificar em 300.10.002 – Contratação de fornecimento de serviços públicos essenciais.
Se for um contrato relativo à contratação de serviços deve classificar em 300.10.005 – Transação e transmissão de bens móveis não culturais e contratação de serviços.
- Como arquivar os processos individuais dos funcionários?
O processo individual do funcionário está espalhado por agregações simples em diversos processos de negócio do plano de classificação. Assim, deve criar um separador por cada terceiro nível e inserir aí a respetiva documentação. Consulte: Ação de sensibilização para a implementação da PGD das Autarquias Locais (dglab.gov.pt)
- Onde classificar os documentos relativos aos acidentes de trabalho?
A documentação relativa a acidentes de trabalho entra em vários PN.
A participação e a notificação final de acidentes de trabalho deve ser classificada em 250.20.401 – Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais.
O processamento de despesa com acidente de trabalho deve ser classificado em 350.10.503 – Liquidação de despesas decorrentes de acidentes e doenças de trabalho.
A certificação de doença profissional deve ser classificada em 450.30.500 – Certificação de doença, aptidão ou incapacidade.
- Onde classificar os mapas de férias?
No código 250.20.402. Este PN tem mesmo um termo de índice que refere “Mapa de férias”. Inclui também os pedidos de alteração e os pedidos de acumulação de férias.
- Onde classificar as justificações das faltas e licenças?
O controlo da assiduidade e pontualidade dos trabalhadores é feito no PN 250.20.400 – Controlo de assiduidade e pontualidade. No descritivo é referido que inclui as situações de “Verificação do cumprimento do dever de assiduidade e pontualidade por parte do trabalhador. Inicia com o registo de presença por parte do trabalhador e termina com a síntese de ocorrências relativas à assiduidade e pontualidade do trabalhador. Inclui participação e justificação da falta ou ausência, despacho superior e apuramento do número de horas de trabalho prestadas pelo trabalhador”. Tem vários termos de índice que apontam neste sentido.
No PN 250.20.403 – Processamento de licenças de ausência ao serviço são processadas as licenças de ausência temporária: Licença de casamento; Licença de longa duração; Licença especial para assistência a filho ou adotado; Licença especial para desempenho de funções em associação sindical; Licença extraordinária resultante da mobilidade especial; Licença para acompanhamento de menor; Licença para assistência a pessoa com deficiência ou doença crónica; Licença parental. Como é referido no descritivo: “autorização de ausência do serviço por tempo determinado, com ou sem retribuição. Inicia com o pedido de licença e termina com a comunicação da decisão ao trabalhador. Inclui análise fundamentada do pedido, recolha de eventuais pareceres e decisão.”
- Onde colocar o mapa de pessoal?
O mapa de pessoal é um instrumento de planeamento de recursos humanos e entra no PN 150.20.200 – Planeamento de necessidades de recursos humanos. Este PN tem mesmo uma Nota de Aplicação que refere: “Elaboração do mapa de pessoal”.
- Onde colocar a documentação da fiscalização do Tribunal de Contas?
Pode entrar num de dois PN, dependendo do tipo de fiscalização:
Se for uma fiscalização prévia deve classificar em 500.10.002 – Fiscalização prévia do Tribunal de Contas.
Se for uma fiscalização concomitante e sucessiva deve classificar em 500.10.001 – Realização de auditorias. Este PN tem uma Nota de Aplicação: “Fiscalização concomitante e sucessiva do Tribunal de Contas”.
- Onde colocar a avaliação de desempenho?
A avaliação do desempenho entra em vários PN.
A avaliação do desempenho das organizações ou unidades orgânicas (SIADAP 1) deve ser classificada no PN 150.20.301 – Avaliação do desempenho das organizações
A avaliação do desempenho de dirigentes (SIADAP 2) e dos trabalhadores (SIADAP 3) deve ser classificada em 250.20.800 – Avaliação individual do desempenho: inclui contratualização de objetivos, revisão ou reformulação de objetivos, relatórios intercalares, autoavaliação ou relatório (dirigentes), tomada de conhecimento da homologação da avaliação efetuada pela entidade competente.
As reuniões do Conselho Coordenador de Avaliação – onde são estabelecidas as regras do sistema de avaliação de desempenho, onde é realizada a aprovação de quotas e dos critérios de harmonização da avaliação e onde é feita a validação das propostas finais de avaliação – deve ser classificada em 250.20.801 – Harmonização e validação de avaliações de desempenho.
- Onde colocar a documentação relativa à realização de atividades de formação?
Nas atividades de formação entram vários PN das classes 750.10, 750.20, 750.30.
As diferentes atividades relacionadas com a formação são classificadas em diversos PN’s destas classes.
- Onde colocar os vencimentos (do pessoal que estão inseridos na despesa)?
O processamento das remunerações por trabalhador deve ser classificado em 350.10.509 – Processamento de remunerações e o respetivo pagamento deve ser considerado em 350.30.001 – Cobrança de receitas e pagamento de despesas.
- Onde colocar a documentação relativa às greves?
Os avisos de greve, o controlo de efetivos em situação de greve e a comunicação dos resultadas de greve classificam-se em 250.30.300: Ações coletivas de defesa e promoção de interesses socioprofissionais. A falta do trabalhador por exercício do direito à greve deve ser classificada em 250.20.400: Controlo de assiduidade e pontualidade. Este PN tem mesmo um termo de índice: “Falta por exercício do direito à greve”.
- Na Junta de Freguesia os fregueses deixam os pedidos de receitas para esta os entregar ao médico. Onde deve ser classificada esta documentação?
A Junta de Freguesia é um simples interlocutor: Não há aqui um PN. Ao abrigo do RGPD não devem conservar cópias deste tipo de informação, visto estar categorizada como sensível.
- A Junta atribui todas as semanas determinada tarefa aos seus trabalhadores. Cada trabalhador, ao chegar o fim de semana, devolve a mesma com as anotações do trabalho que realizou. Onde classificar esta documentação?
Deve classificar no PN 150.20.303: Monitorização de atividades.
- Onde classificar as requisições das escolas (pedido de matérias ou de arranjos, luz, canalizações, obras, etc.)?
Parte-se do pressuposto que se trata das competências e atribuições das escolas que foram municipalizadas. Por terem sido municipalizadas, os pedidos relacionados com estas competências e atribuições devem ser vistos como “pedidos internos”. Assim, a requisição de bens móveis e a reserva de espaços devem ser classificadas no PN 300.50.402 – Processamento de pedidos de material e de reserva de espaços. A requisição de material de economato ou de consumíveis entra em 300.50.401 – Processamento de pedidos de material consumível. As reparações de bens móveis e de equipamento entram em 300.40.509 – Manutenção e reparação de bens duradouros.
- O boletim de óbito é fornecido pela agência funerária e a Junta de Freguesia, no verso do mesmo, refere a indicação do quarteirão e do número da sepultura em que o indivíduo fica sepultado. Vão arquivando e formaram uma série a que chamam “boletins de óbito”. Onde classificar esta documentação?
Deve classificar no PN 710.20.001.01: Inumação e cremação de restos mortais: identificação de restos mortais, que inclui o registo.
- O Alvará da sepultura é a escritura que dá posse do terreno a quem a compra. Atualmente já não se faz.
Se já não se faz, não necessita de PN para classificar.
- Onde colocar os averbamentos que eram feitos sobre a posse de uma sepultura para passar do nome de um comprador para um seu herdeiro, por exemplo?
Deve classificar no PN 400.30.001: Celebração de contratos, escrituras, títulos equivalentes e testamentos.
- Onde se classificam as reclamações?
Depende do tipo de reclamação.
Se for uma reclamação de um ato administrativo deve classificar em 500.40.001 – Processamento de reclamações de atos administrativos. Tal como é referido no descritivo abrange as situações de: “Impugnação administrativa da prática ou omissão de atos, perante o seu próprio autor, a fim de obter a revogação, a anulação, a modificação, a substituição, a sanação ou declaração de nulidade dos atos reclamados ou recorridos.”
Se for uma reclamação relativa ao funcionamento de um serviço e que resulta numa exposição com vista à proteção de direitos ou interesses legítimos, resultantes de reivindicações, protestos ou sugestões deve classificar em 950.20.001 – Processamento de petições, reclamações e sugestões
Se for uma reclamação no âmbito de um procedimento concursal e em fase de audiência de interessados deve classificar no respetivo processo.
- Onde classificar a autenticação de documentos?
No PN 450.30.503 – Confirmação, conferência ou emissão de cópias não certificadas. Este PN tem mesmo um termo de índice “Autenticação de documento”.
- Onde colocar os documentos relativos à emissão de certidões?
No PN 450.30.003 – Emissão de certidões.
- Onde classificar a documentação referente ao Orçamento?
O orçamento pode entrar em mais de um PN.
A elaboração, a preparação e a revisão do orçamento deve ser classificada em 150.20.202 – Preparação do orçamento.
A alteração do orçamento deve ser classificada em 350.10.001 – Alteração orçamental.
O acompanhamento da execução orçamental deve ser classificado em 150.20.400 – Acompanhamento da execução orçamental.
A consulta pública no âmbito do orçamento participativo deve ser classificada em 150.10.703 – Consulta pública ou de interessados.
- Onde classificar a Conta de Gerência?
A elaboração e submissão da Conta de Gerência deve ser classificada em 150.20.404 – Prestação de contas. Vários termos de índice neste PN apontam neste sentido.
- Onde classificar os documentos relativos às auditorias?
As auditorias, internas e externas, ao funcionamento de organismos públicos, devem ser classificadas em 500.10.001 – Realização de auditorias.
As auditorias iniciais para certificação de qualidade de serviços devem ser classificadas em 450.10.648 – Reconhecimento das características e origem de animais, bens, produtos e serviços.
- Onde classificar o inventário de máquinas?
O inventário de máquinas deve ser classificado em 300.30.003 – Inventariação de bens móveis duradouros não culturais. Este PN tem mesmo um termo de índice: “Inventário de máquinas”.
- Onde classificar os documentos relativos ao processo eleitoral (processo técnico e logístico)?
A componente técnica e logística de um processo eleitoral ou referendário entra no PN 950.10.400 – Apoio técnico e logístico ao processo eleitoral e referendário. Como é referido no respetivo descritivo abrange: “Organização, conceção e disponibilização de impressos, equipamentos e outros materiais necessários à realização dos atos eleitorais e referendários.”
- Onde classificar o Recenseamento Eleitoral?
No PN 400.10.031 – Recenseamento eleitoral.
- Onde classificar os relatórios para a Assembleia Municipal, enviados trimestralmente, com o desenvolvimento dos trabalhos realizados – Relatórios de atividade?
No PN 150.20.300 – Avaliação de atividades entra a elaboração e a aprovação pelo órgão competente do relatório de atividades. Abrange mais algumas situações elencadas nos termos de índice.
- Onde classificar os folhetos turísticos?
Se for documentação relativa à conceção e elaboração de um folheto turístico deve classificar em 900.20.200 – Conceção de conteúdos institucionais para divulgação.
Se for documentação relativa à componente gráfica com vista à edição e publicitação deve classificar em 900.20.201 – Edição e publicação de conteúdos.
- Onde classificar os documentos relativos à Manutenção do Parque Infantil?
A manutenção de parques infantis pode entrar num de dois PN:
Se for uma intervenção estrutural no parque deve classificar em 300.40.503: Conservação e valorização de edifícios, infraestruturas e equipamentos.
Se for uma intervenção de manutenção dos equipamentos do parque deve classificar em 300.40.509 – Manutenção e reparação de bens duradouros. Este PN tem mesmo alguns termos que apontam nesse sentido “Manutenção de jardim”, “Manutenção de parque”, “Manutenção de mobiliário urbano”.
- Onde classificar os documentos relativos à limpeza linhas de água?
A limpeza das linhas de água deve ser classificada no PN 710.10.001 – Limpeza de espaços públicos.
Se existir um procedimento ou um processo diferente para a recolha dos resíduos resultantes dessa limpeza, a recolha desses resíduos deve ser classificada em 710.10.002 – Recolha de resíduos.
- Onde classificar os documentos relativos à limpeza de terrenos e passeios?
É no PN 710.10.001 – Limpeza de espaços públicos. Há várias Notas de Aplicação a apontar nesse sentido.
- Onde classificar os documentos relativos à recolha de resíduos?
No PN 710.10.002 – Recolha de resíduos.
- Qual a classificação a atribuir às candidaturas que as entidades públicas fazem aos Fundos Europeus enquadrados em programas?
As candidaturas a Fundos Europeus enquadrados em programas devem ser classificadas em 850.10.002 – Atribuição de estímulos e incentivos de apoio regulares. Este PN tem dois quartos níveis e as candidaturas entram no primeiro quarto nível 850.10.002.01 – Atribuição de estímulos e incentivos de apoio regulares: candidatura, decisão e execução.
- Onde classificar a comunicação da suspensão do mandato de um eleito local?
A comunicação da suspensão do mandato de um eleito local deve ser classificada em 250.20.403 – Processamento de licenças de ausência ao serviço.
- Onde classificar uma candidatura espontânea e em nome individual para realização de estágio profissional na Câmara Municipal?
No PN 250.10.103 – Seleção de candidatos para frequência de estágios profissionais e programas ocupacionais.
- Onde classificar um pedido de aceitação de alunos de escolas secundárias de alunos ou profissionais para realização de estágios profissionais?
No PN 250.10.103 – Seleção de candidatos para frequência de estágios profissionais e programas ocupacionais.
- Onde classificar os documentos relativos a um projeto cujo objetivo é a valorização da parentalidade e a promoção da natalidade no concelho? Num primeiro momento o projeto consiste na oferta de um conjunto de produtos (fraldas, toalhitas…) aos recém-nascidos residentes e seguidamente na plantação de uma árvore que terá uma placa identificativa com a informação do primeiro nome do bebé e data de nascimento.
Um projeto deste tipo poderá ser classificado em diversos PN’s
A elaboração, revisão e alteração de planos operacionais relativos a qualquer setor de atividade de âmbito municipal deve ser classificar em
150.10.400: Elaboração de instrumentos de ordenamento territorial e da promoção do desenvolvimento de âmbito municipal e intermunicipal
A aprovação pelo órgão deliberativo, bem como a publicação dos instrumentos de planeamento que assumem a forma de regulamento geral devem ser consideradas em 100.10.400 – Produção e comunicação de atos regulamentares locais
A oferta de produtos de apoio deve ser classificada em 650.10.104: Atribuição de produtos de apoio.
A plantação das árvores deve ser classificada em 900.10.502: Organização e participação em iniciativas de prevenção e sensibilização
- Onde classificar os convites institucionais recebidos das mais variadas instituições pela entidade para participação em algum evento?
Os convites devem ser, preferencialmente, classificados nos PN’s dos respetivos eventos.
Apenas quando o convite não se enquadra nas funções da entidade se poderá classificar em 900.20.605: Processamento de mensagens de cortesia
- Onde classificar os documentos relativos à formação de motoristas de transporte coletivo de crianças?
Estamos perante vários PN:
A documentação relativa à formação e à autorização de motoristas para o transporte coletivo de crianças entra em vários PN:
A candidatura para ação de formação de motoristas de transporte coletivo de crianças deve ser classificada em 750.10.001 – Seleção e seriação para ingresso no ensino ou formação. Este PN tem dois quartos níveis e a candidatura entra no primeiro quarto nível, 750.10.001.01 – Seleção e seriação para ingresso no ensino ou formação: seleção.
A inscrição em ação de formação de motoristas de transporte coletivo de crianças deve ser classificada em 750.10.002: Processamento de matrículas ou inscrições no ensino ou em formação.
O pedido e o atestado médico para comprovação do estado de saúde, para verificação de situações de aptidão física ou mental, deve ser classificado em 450.30.500 – Certificação de doença, aptidão ou incapacidade
O pedido de registo criminal, da certidão de infrações à Autoridade Nacional de Segurança Rodoviária, deve ser classificado em 450.30.003: Emissão de certidões.
- Como classificar os projetos elaborados internamente pelos técnicos municipais como, por exemplo, projetos de estradas, de arruamentos ou de requalificação do centro urbano ou de um parque infantil?
É no PN 300.40.003: Edificação de iniciativa pública.
- Onde classificar os pedidos recebidos de outras entidades para apoio na notificação de pessoas residentes no concelho no âmbito de diferentes processos não crime ou de inquérito?
Deve ser classificado no respetivo PN.
- Onde classificar oProjeto Estratégia Local de Habitação, com vista à aquisição de prédios para disponibilização futura a preços controlados?
A elaboração do instrumento pelo município deve ser classificada em 150.10.400 – Elaboração de instrumentos de ordenamento territorial e da promoção do desenvolvimento de âmbito municipal e intermunicipal
A aprovação do instrumento pelo município deve ser classificada em 150.10.700 – Reunião de órgãos deliberativos.
As candidaturas e a seleção dos munícipes devem ser classificadas em 850.10.002 – Atribuição de estímulos e incentivos de apoio regulares. Este PN tem dois quartos níveis e as candidaturas e a seleção entram no primeiro 850.10.002.01 – Atribuição de estímulos e incentivos de apoio regulares: candidatura, decisão e execução.
A aquisição dos fogos pelos munícipes deve ser classificada em 300.10.003 – Transação e transmissão de bens imóveis.
- Onde classificar os documentos relativos a intervenções de privados em redes subterrâneas de água, de eletricidade ou eletrónicas?
É no PN 450.10.212 Licenciamento ou autorização de obras no subsolo e na via pública.
As intervenções estruturais, de entidades púbicas, em redes subterrâneas de água, de eletricidade ou eletrónicas devem ser classificadas em 300.40.503 – Conservação e valorização de edifícios, infraestruturas e equipamentos.
- Onde classificar a comunicação da realização de Exercícios Militares?
A comunicação da realização de exercícios militares deve ser classificada em 550.30.006 – Realização de exercícios militares.
- Onde classificar os pedidos de colocação ou substituição de contentores de lixo?
É no 300.40.503: Conservação e valorização de edifícios, infraestruturas e equipamentos.
- Onde classificar a avaliação individual e do júri relativa ao período experimental?
É no PN 250.10.600: Contratação de trabalhadores.
- Onde classificar um pedido de junta médica por doença?
É no PN 450.30.500 Certificação de doença, aptidão ou incapacidade.
