Apoio Técnico
O Arquivo Distrital de Évora tem competência para prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços centrais da DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção.
As dúvidas frequentes poderão obter respostas através das seguintes FAQs.
As entidades devem solicitar o pedido de apoio técnico por escrito, através de ofício ou de email, dirigindo-o ao Diretor do Arquivo Distrital.
O apoio técnico a prestar inicia-se com a realização de uma visita técnica à entidade requerente de modo a efetuar um diagnóstico genérico da situação arquivística, após o qual se definirá a calendarização e os meios a empregar, devidamente mencionados no Acordo de Colaboração a estabelecer entre o Arquivo Distrital e a entidade requerente.
As áreas objeto de apoio técnico são as seguintes:
1 – Implementação de Planos de Classificação Funcionais
A DGLAB tem vindo a trabalhar na promoção da interoperabilidade semântica, contribuindo para a produção de planos de classificação funcionais.
O Arquivo Distrital de Évora, em articulação com os Serviços Centrais, participa no esforço de implementação, prestando apoio técnico às entidades que o solicitem.
Abaixo encontra-se o Plano de Classificação Consolidado relativo aos processos de negócio da Administração Pública, o Plano de Classificação da Informação Arquivística da Administração Local e respectivo índice e a apresentação da sessão de trabalho de 6 de fevereiro de 2014, na qual se fez um balanço do projeto e se perspetivaram linhas concernentes à avaliação suprainstitucional.
Divulga-se também a plataforma da CLAV.
2 – Avaliação de Documentação Acumulada
O Arquivo Distrital de Évora apoia as entidades na elaboração de relatórios de avaliação de massas documentais acumuladas que permitem, após autorização concedida pelo senhor Diretor-Geral, a eliminação de documentação.
Abaixo apresenta-se a Folha de Recolha de Dados a utilizar.
3 – Aplicação de Portarias de gestão de documentos e de relatórios de avaliação de massas documentais acumuladas
O Arquivo Distrital de Évora apoia as entidades na aplicação das Portarias de gestão de documentos (PGD), dos Relatórios de Avaliação da Documentação Acumulada (RADA) e dos Relatórios de Avaliação Simplificados (FAQ_RAS_AL).
O procedimento inicia-se com a seleção dos documentos a eliminar, seguindo-se o preenchimento e o envio dos autos de eliminação para a DGLAB ou para o Arquivo Distrital. Após a receção da confirmação do cumprimento das disposições da tabela de seleção (prazos de conservação administrativa e destino final) deve proceder-se à eliminação dos documentos através de um dos métodos à escolha, nomeadamente, a trituração e a maceração.
Abaixo disponibiliza-se um modelo de auto de eliminação. Todavia, cada entidade deve utilizar o auto constante da sua Portaria de gestão de documentos ou relatório de avaliação.
As Autarquias Locais poderão, nos trabalhos preparatórios, utilizar a seguinte Grelha de identificação para:
a) Identificar a documentação, produzindo um inventário;
b) Servir de auto de eliminação após seleção das unidades de instalação passíveis de serem eliminadas e da sua integração nas respetivas séries.
As entidades poderão recorrer ao Arquivo Distrital para esclarecer eventuais dúvidas.
Como aplicar um instrumento de avaliação
4 – Tratamento e digitalização de Fundos Arquivísticos
O Arquivo Distrital de Évora apoia as entidades no tratamento da documentação que produzem e recebem no decurso das suas atividades.
O tratamento obedece às seguintes fases:
a) Levantamento e identificação da documentação por tipologias documentais ou de acordo com o estipulado nas Portarias de gestão de documentos. Nesta fase é produzido o Quadro de Classificação.
b) Organização e descrição de documentação com vista à produção de instrumentos de descrição documental (guias, inventários, catálogos) que facilitem a disponibilização da informação ao público. Estes instrumentos apresentam diversos níveis de descrição, partindo-se do geral para o particular, constando, em cada nível de descrição, nomeadamente, o título, as datas extremas e o âmbito e conteúdo. Complementarmente, poderão ser criados índices remissivos que acelerem as pesquisas.
c) Digitalização de documentação e respetiva renomeação e associação às descrições.
Abaixo coloca-se a Folha de Recolha de Dados a utilizar aquando do levantamento de documentação.
5 – Incorporações
O Arquivo Distrital de Évora presta apoio técnico às entidades que pretendam incorporar documentação de modo a que sejam respeitados os requisitos exigidos aquando da incorporação.
Normas e orientações técnicas
A DGLAB tem também vindo a produzir um vasto conjunto de documentos técnicos, designadamente:
