23 de Janeiro de 2014

Entrada em vigor da nova Portaria de Regulamentação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais

Desde 1999 que a regulamentação dos Arquivo dos Tribunais tem sido feita ao abrigo da Portaria 1003_99, de 10 de novembro.

Porém, a produção documental e a respetiva tramitação bem como as alterações verificadas no contexto tecnológico, levaram à necessidade de um novo Regulamento de Conservação Arquivística capaz de responder de forma mais abrangente e atualizada aos novos contextos da atividade documental dos Tribunais.

Desse modo, foi publicada a Portaria 368_2013, em 24 de Dezembro, e revogada a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro, que tinha estado em vigor.

De acordo com o artigo n.º 3 da nova Portaria “O Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação”, isso significa que é a partir de hoje, dia 23 de janeiro, que este diploma é válido em todos os procedimentos arquivísticos de avaliação, seleção, transferência de suporte e eliminação de documentos que devem ser feitos de acordo com este Regulamento.

De destacar ainda que nesta nova Portaria é dada uma grande relevância à transferência de suporte com destruição dos originais, mediante a digitalização dos documentos (vide artigo 5.º), mas existem regras de salvaguarda: “5 – Os procedimentos de microfilmagem ou de digitalização para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digital próprio da DGAJ, que deverá ser aprovado pela DGLAB.”

Na prática estamos perante uma prova inequívoca de que os contextos documentais e arquivísticos estão a mudar profundamente e vão estender-se a outras áreas, mas que são fundamentais regras e procedimentos de atuação devidamente validados.

De referir ainda que foi posteriormente publicada a Declaracao_Retificacao_07 que vem retificar algumas incorreções do citado diploma.